テレワークを導入する際に社内でルール化しておくべき前提条件とは

テレワークは今までの働き方とは真逆の「贅肉を削ぎ落とした働き方」です。これまでの働き方では「実力がない中間管理職」が無駄な根回しなど立ち回りで上司に昇格するケースも少なくありませんでした。

しかし、残念ながらこれからは完全なる実力社会へと本格突入していきます。上司をよいしょする行為と、結果を出す方法は別なので「無駄な根回し」にこだわる昭和の価値観では通用しなくなるでしょう。

本日はまだテレワークを導入していない会社がスムーズにテレワーク対応する際のコツとして「従業員と事前にルール化しておいた方がよい内容」をお伝えさせていただきます。重要な内容なのでお見逃しなく。

テレワークを導入する際に社内でルール化しておくべき前提条件とは

もしあなたが「テレワーク＝さぼる」という認識であれば少し考え方をあらためる必要が出てきます。どんな従業員であっても「働く人は働き、働かない人は働かない」というのは時代に関係なく変わりません。

【ルール１】就業規則でオフィス外の勤務を認める

会社への出社が必須というルールだけを押し付けると従業員の多くは反発します。これは世間一般で「満員電車＝感染」という認識が広がっているのも要因の１つです。

もし同僚との雑談で「知人の会社は常時テレワーク勤務、さらに体へ負担がかからないイスも会社から提供」などの話を聞いてしまうと毎日電車通勤をさせられている今の会社に疑問を抱くのも当然の結果です。

つまり、会社と従業員で「出社」を暗黙の了解としていても、その他の柔軟な会社はいつの間にかテレワークに対応してそのなかで成果を生み出すようになります。結果的に従業員は「柔軟な考えをもつ会社」と「自社の利益を優先して社員を出社させる会社」を比較することになって信頼を失っていくことになるわけです。

世の中の動きとして徐々に「オフィス外の勤務を許す企業」が増えてくると、テレワークや働き方に関するニュースも少しずつメディアに露出するようになります。従業員が本質的に見ているのは「自分の働く会社はテレワークに対応するのか？」はもとよりその先にある「自分自身は会社に信頼されているのか？」という点です。

今、社会全体がテレワークに移ってきていますが「テレワーク」は信頼がなければ成り立ちません。常に進捗報告を求めたり、面倒な指示ばかり求める上司がいると従業員は疲弊して離れていきます。無意識のうちに従業員をコマのように扱ってしまう人は多いです。失敗を部下に押し付ける上司も多いので注意が必要です。

【ルール２】従業員が社内のデータにアクセスできる

従業員専用のパソコンを社外に持ち出して作業ができると効率化が進みます。たとえば電車通勤に往復１時間かかっている社員がいるとしましょう。電車通勤の往復だけで１時間、自宅のドアから会社のドアまでの移動時間もすべてを含むと「トータルで２時間程」かかっているかもしれません。

でも仮にテレワークで仕事ができると移動にかかっていた「時間、費用（体力消耗なども含め）」も一切なくなります。多くのサラリーマンは電車通勤時の移動時間に仕事はしないので、移動に使われていた無駄な時間がなくなりその分だけうまく時間を活用して仕事をより前に進められます。

PCを持ち出し可能にして、データはDropboxやファイルストレージで管理すれば作業も進められます。もしデータを守りたいのであれば会社と従業員のネットワーク間にVPNを組めば「外部のアクセスを遮断して安全な通信」も可能です。時代的には「場所を選ぶ仕事」自体が古くなりつつあるので先手を打たなければなりません。

【ルール３】安全なインターネット通信環境の確保

従業員によっては「自宅に無線ルーター」がないという環境の方もいるはずです。そんなときは無線ルーターで自宅のインターネット回線を有線から無線化する機材を提供するのも１つの方法です。もし会社側から従業員に提供しているノートパソコンにLANポート（有線接続する端子）がない場合は喜ばれるでしょう。

今の時代であれば「自宅にインターネット回線の契約をしていない人」はほとんどいないですがもしそういった従業員がいる場合は会社から「使い放題のモバイルWifi（月100GB程度）」を提供するのもOK。

もちろん、出社しない代わりとして「インターネット環境は自宅回線のものを使う」というルールでもよさそうです。すべてがすべて会社側から提供しなければならないわけではないのでバランスが大切です。

【ルール４】最低限のセキュリティルールだけは儲ける

テレワーク化では「なんでもあり」とはせずに、事前にルールの明確化が重要です。

・フリーWifiでインターネット接続しない
・他人がいる環境でミーティングをしない
・パソコンにプライバシーフィルタを使う

こういったルールは先に提示しておきましょう。ルールが多くなりすぎると従業員は「監視されているような感覚」に陥って働きづらく感じるのも事実です。ルールを設ける場合は理由とのワンセットが鉄則。

【ルール５】場所を選ばず全員が同じ情報を取得できる

以前にご紹介したチャットワークがあれば従業員同士でのやりとりがすべてクラウド上で完結可能です。チャットワークであれば重要なファイルのやりとりも、承認しあったメンバーだけにのみ限定できます。

チャットワークなど大手のクラウドサービスは「Amazon」が提供するサーバーを使ってサービスが構築されているので厳重なセキュリティシステムで守られています。

Googleが提供しているドキュメント（GoogleDocs）はエクセルやワードのような機能をすべて無料で活用できます。さらに作成データを指定メンバーにのみ公開もできますので、外部に漏らす心配も減ります。

コミュニケーションをオンラインでクラウド化し、すべてのやりとりをチャット内で完結すれば従業員の情報の見落としもなくなります。チャットワークでは承認した相手しかメンバーに表示されませんし、相手に対して「タスク（完了確認）」を依頼するのもワンタッチで設定できます。ぜひ使いこなしてください。

ただ、情報が一方通行（押し付け）にならないよう従業員へ配慮する気持ちだけは忘れないでください。たとえ場所が変わっただけであっても誰もが不安のなかで仕事をしています。思いやる気持ちが大切です。

まとめ

今、会社に求められているのは「いち早くテレワークを導入すること」ですが、テレワークを導入することがゴールではありません。見落としはならないのはテレワークを活用して会社全体の成績がどうなったか？です。もしパフォーマンスが上がったのならより快適な環境を目指せばOKです。

逆に「パフォーマンスが落ちた」ならどういった原因で落ちたと考えられるのか等をしっかりと深掘りして洗い出す必要があります。進化論をとなえたダーウィンの「生き残る種は、強者でも賢い者でもなく、変化に対応できる者だ。」という言葉があるように『柔軟さ』が何よりも必要な“真価の時代”へ突入したのかもしれません。