こんにちは、WPホームページ研究所の運営サポートチーム（@WP_LABO）です。
メールの同時配信では送り方を間違えると全メールアドレスが筒抜けになります。
ひとことでメールアドレスと言っても立派な個人情報なので「メールを送付する担当者の人的なミス」だとしても許される問題ではありません。重要なのは送り方の間違いでそうなる可能性があるという点です。
下記では各々の配信方法について解説させていただきます。
目次
一斉メール送信時に同時配信される各宛先メールアドレスを隠す方法
メール一斉配信ではメールマガジンやメーリングリスト機能を使うことが多いです。あとはメールを配信する仕組みを持っていない状況ではメーラーのBCCを使ってまとめて送るケースもありますよね。
まずは３つの方法をご紹介いたします。使い分ける点を事前にまとめると下記です。
一斉メールを送る主な方法
機能でわけると下記３種類があります。
・メールマガジン
一定の距離を保ちプライバシーを守って配信できる仕組み。
・メーリングリスト
プライベート寄りな情報交換を目的として使用する仕組み。
・BCCでの送信
個人的なグループや社内メールで簡易的に活用する仕組み。
念のため以下ではそれぞれに仕組みについて詳しくまとめておきますね。
１. メールマガジン機能を使って送る方法
メールマガジンと言っても色々なシステムがありますよね。オープンソースも多数。
・phpList
・OpenNewsletter
メルマガは「複数の購読者に対してメールを配信する仕組み」です。なので基本的に配信先に指定したメールアドレスが購読者全員に知れ渡る心配はありません。不特定多数へのお知らせには最適です。
２. メーリングリスト機能を使って送る方法
参照：xserver.ne.jp
メールマガジンとよく似たシステムでメーリングリストという仕組みがあります。オープンソースで有名なツールで言えば「Mailman」。複数の人に同じメールを配信できるという意味ではメルマガと同じです。
・Mailman
カンタンに言えば「大元の宛先にメールを送るとメーリングリストに含まれるメンバー全員に送信」されます。専用アドレス宛に送られたメールは参加メンバー全員に配信される仕組みなので軸となるメールアドレスを皆で共有すれば誰もが配信できるという点で情報交換を主体としたコミュニティに使いやすいですよね。
そういった意味ではメールマガジンとの使い勝手がまったく違います。
３. メーラーのBCC機能を使って送る方法
メールソフトにはCCやBCCといった宛先の設定も可能です。
もっとも手軽に一斉メールを送る方法としてBCC（ブラインドカーボンコピー）があります。BCCとCC設定を勘違いして配信先に全メールアドレスを公開してしまった方もいるので使い方を間違えると大変です。
とはいえ「BCCで送れば絶対大丈夫か？」と言われるとそうでもありません。一般的なメーラーではBCCで宛先が筒抜けになることはないですがごく稀に宛先が表示されるシステムもあります。この点は解釈が開発元によっても違ってくるので「BCC設定だから問題ない」という風にイコールでは考えないようにしましょう。
送信の仕様によってもメールを取り扱う環境はまったく違うため注意が必要です。カンタンに言えばBCC設定で一斉メールを送るというのは避けたほうが吉。受信者からの返信を考えるとメルマガが安心ですね。
まとめ
本日は「一斉メール配信時の注意点」についてご紹介いたしました。
初歩的なミスで配信先の全メールアドレスを全配信者に公開してしまうと後から大変ですよね。本来メルマガで送るべきだった方々に対してメーリングリストで送ってしまうのもトラブルの元。もし配信先からメールに直接返信があってその内容が専用アドレスを経由して全員へ通知されると問題になるかもしれません。
・メールマガジン
・メーリングリスト
・BCCでの送信
それぞれの特徴をしっかりと抑えてベストな配信方法を導入しましょう。
補足
ちなみにメーリングリストはサポート中心のコミュニティで使いやすいです。
たとえば「support@example.com」をメーリングリスト専用アドレスにして「他の人も同じ内容で困っているかもしれないため共有として全員へ通知されるのでどんな内容でも遠慮なく送ってください」といった事前説明をすれば運用しやすくなります。参加者同士の距離が近ければメーリングリストでの配信もありですよね。
上記が使い分け時の基準となります。ぜひご参考くださいませ。
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