社員向けに発行したメールアドレスへのアクセス権限を削除する方法

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WPホームページ研究所運営サポートチーム監修のオムスビ(@OMUSUVIcom)です。

一般的なサーバーであれば独自ドメインを使用したメールアドレス数に制限はありません。サービスによっては最大発行数が決められているケースもありますが大半は好きなだけメールアドレスを作成可能です。

下記では発行したメールアドレスへのアクセス権限の外し方をご紹介いたします。

社員向けに発行したメールアドレスへのアクセス権限を削除する方法

以前に「独自ドメインを用いたメールアドレスを利用するメリット」について解説させていただきました。

独自ドメインメールアドレスとは

下記が独自ドメイン向けのメールですね。

・info@example.com
・yamada@example.com
・admin@example.com

もし仮に「example.com」でウェブサイトを運営していれば上記のメールアドレスを発行することができます。ただ、社員すべてに個別で発行している場合は退社時にアクセス権限を外す必要がありますよね。

社員向けに発行している場合

IT系の会社では入社時に個別メールアドレスを発行することが多いです。そして退職が決定した後は権限を削除してアクセス不可にするのが一般的。社員が正式に退職してからもずっと残すわけにはいきません。

▼田中 一郎
ichiro@exmaple.com

▼山田 太郎(退職済み)
taro@example.com

上記なら「taro@example.com」へ届いたメールを退職者(例:山田 太郎)が読めなくするということですね。

メール受信できなくする方法

主に2つの方法があるのでご紹介させていただきます。

1. メールはそのまま残しておく

元社員からのアクセス権限を外す場合はパスワードの変更だけでOKです。

メールアドレスの設定を新しいパスワードで上書きすればアクセス権限が外せます。あとは念のためを考慮して管理者宛にメールが転送されるようにしておくと安心です。サーバーから転送設定を行いましょう。

状況次第ではメールを送ってきた送信元宛へ失敗メッセージを返す設定にしておくのも良いかもしれませんね。

2. メール自体を削除してしまう

もしメールアカウント自体が不要になったら削除する方法もあります。ただ、削除すると過去に受信したメールボックスごと全部消えてしまうので注意が必要です。できればしばらくは転送処理を行っておいて完全に不要なメールアドレスなのかどうかをしっかりと判断してから必要なければ削除するという手順が安全ですね。

まとめ

本日は「退職した従業員用のメールを受信不可にする方法」をご紹介いたしました。

念のためにまとめておくとパスワードを変更するかメールアドレスを削除するかの2パターンです。もし大切なクライアントから連絡があるかもしれない状況であればパスワードを変更してから管理者宛に転送メールを設定すれば見逃す心配もありません。設定を変更したらかならず受信テストまで確認しておきましょう。

設定変更時はぜひご参考くださいませ。

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